Zásady zpracování osobních údajů
Tyto zásady vysvětlují, jak zpracováváme osobní údaje u čekací listiny, certifikace nájemníka, prověření konkrétního zájemce a interní evidence porušení povinností nájemců.
1. Správce osobních údajů
Správcem je SubInvest s.r.o., IČO: 08813698, sídlem Kaprova 42/14, Staré Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 325822, provozovatel značky Pas nájemníka by Investory. Kontakt: info@pasnajemnika.cz.
Kontakt pro otázky k ochraně osobních údajů: info@pasnajemnika.cz.
2. Jaké údaje zpracováváme
U registrace a vedení čekací listiny zpracováváme jméno, příjmení, e-mail, telefon a preference hledaného bytu.
U certifikace nájemníka zpracováváme jméno, příjmení, datum narození, e-mail, telefon, rodné číslo, údaje o platbě a výsledek prověření.
U prověření konkrétního zájemce zpracováváme údaje objednatele, jméno a rodné číslo prověřované osoby, potvrzení souhlasu a výsledek prověření.
V interní evidenci porušení povinností nájemců můžeme zpracovávat identifikační údaje a objektivně doložené informace o závažném nebo opakovaném porušení nájemních povinností, zejména o neuhrazených závazcích, prokazatelném poškození majetku nebo probíhajících soudních sporech souvisejících s nájemním vztahem.
V nezbytném rozsahu můžeme zpracovávat také údaje potřebné pro vyřízení reklamací, uplatnění právních nároků, plnění zákonných povinností a ochranu našich práv a oprávněných zájmů.
3. Odkud údaje získáváme
Údaje získáváme především přímo od vás při registraci, objednávce služby nebo vzájemné komunikaci.
Pokud provádíme prověření konkrétní osoby nebo vedeme interní evidenci porušení povinností nájemců, můžeme údaje získat také od objednatele služby, od našich smluvních partnerů na základě dohody o sdílení informací, z veřejně dostupných zdrojů nebo z veřejných rejstříků, zejména z insolvenčního rejstříku a Centrální evidence exekucí.
U této evidence vycházíme pouze z vlastních zkušeností správce nebo osob zapojených do správy nemovitostí. Nejde o veřejnou databázi, nezpracováváme subjektivní hodnocení ani neověřené informace.
V současné době nezískáváme osobní údaje od žádných konkrétních smluvních partnerů. Jakmile takovou spolupráci navážeme, doplníme seznam partnerů do těchto zásad a budeme vás o tom informovat.
4. Proč údaje zpracováváme a na jakém základě
Čekací listina
Údaje zpracováváme pro vedení čekací listiny a zasílání odpovídajících nabídek bytů. Právním základem je souhlas.
Certifikace nájemníka
Údaje zpracováváme pro provedení certifikace, ověření identity, vyřízení objednávky, komunikaci a vystavení výsledku služby. Právním základem je plnění smlouvy; v nezbytném rozsahu také oprávněný zájem na ochraně právních nároků, prevenci zneužití služby a doložení jejího řádného poskytnutí.
Prověření konkrétní osoby
Údaje zpracováváme pro prověření konkrétního zájemce na žádost objednatele. Právním základem je plnění smlouvy vůči objednateli; v nezbytném rozsahu také oprávněný zájem na prevenci nájemních rizik, ochraně majetku a právních nároků. Pokud je to v konkrétním případě nutné, zpracování provádíme také na základě souhlasu prověřované osoby.
Interní evidence porušení povinností nájemců
Údaje zpracováváme v interní evidenci porušení povinností nájemců na základě oprávněného zájmu, zejména za účelem ochrany majetku, právních nároků a prevence opakovaného škodního jednání.
V nezbytném rozsahu mohou být tyto údaje sdíleny také s našimi smluvními partnery, zejména dalšími správci nemovitostí nebo osobami zapojenými do správy a pronájmu nemovitostí, pokud je to nezbytné pro prevenci nájemních rizik, ochranu majetku nebo ochranu právních nároků. Právním základem je oprávněný zájem správce a třetí osoby.
Účetnictví, reklamace a právní povinnosti
Údaje zpracováváme také pro evidenci plateb, účetnictví, reklamace, plnění zákonných povinností a ochranu právních nároků. Právním základem je právní povinnost a v nezbytném rozsahu také oprávněný zájem.
5. Rodné číslo
Rodné číslo nepožadujeme pro běžnou registraci. Používáme jej pouze pro certifikaci nebo prověření konkrétní osoby, protože pomáhá přesně odlišit osoby se stejným jménem. Rodné číslo nezveřejňujeme na certifikátu, neposíláme jej pronajímateli a nepoužíváme jej pro marketing.
6. Interní evidence porušení povinností nájemců
Evidence není veřejná databáze a výstup používáme pouze v rámci objednané služby a konkrétního případu nebo v nezbytném rozsahu v rámci sdílení s našimi smluvními partnery podle dohody o sdílení informací.
Případné sdílení se smluvními partnery probíhá v obou směrech vždy pouze ve vztahu ke konkrétní osobě, k níž je podán dotaz, nikoliv formou předávání celých seznamů. Výstupem je pouze informace, zda k dané osobě evidujeme záznam o porušení nájemních povinností a jaké doložené skutečnosti se k němu vážou. Tyto údaje slouží vždy jen jako jeden z podkladů; konečné posouzení konkrétního zájemce provádí člověk.
Do evidence vstupují pouze vlastní zkušenosti správce nebo osob zapojených do správy nemovitostí, nikoliv veřejné příspěvky třetích osob.
Typickým důvodem zápisu může být závažné nebo opakované porušení nájemní smlouvy, neuhrazený nájem či služby, poškození majetku, neoprávněné užívání bytu nebo jiné prokazatelné jednání s významným dopadem na pronajímatele či správu nemovitosti.
O výmaz nebo opravu záznamu můžete požádat na info@pasnajemnika.cz. Odpovíme nejpozději do jednoho měsíce. Stejně tak můžete vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu.
7. Doba uchování
Údaje z čekací listiny uchováváme do odvolání souhlasu nebo nejdéle 3 roky od vaší poslední aktivity. Údaje k certifikaci včetně výsledku prověření uchováváme 12 měsíců od vystavení certifikátu, pokud není nutné delší uchování kvůli reklamaci, účetnictví nebo právnímu nároku. Údaje z prověření konkrétní osoby uchováváme po dobu nezbytnou pro poskytnutí služby, doložení jejího řádného provedení a ochranu právních nároků.
Údaje vedené v interní evidenci porušení povinností nájemců uchováváme pouze po dobu přiměřenou povaze a závažnosti konkrétního případu a pouze po dobu, po kterou trvá oprávněný důvod jejich evidence, nejdéle však po dobu 5 let od zápisu posledního relevantního údaje do této evidence, pokud právní předpis nestanoví jinak. Nepřesné nebo již neaktuální údaje bez zbytečného odkladu opravujeme, omezujeme nebo mažeme.
Účetní doklady uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy.
8. Komu údaje předáváme
Údaje můžeme předat pouze v nezbytném rozsahu poskytovateli technické infrastruktury, e-mailových služeb, účetnictví, bankovní instituci, osobě zapojené do konkrétní nabídky bytu, našim smluvním partnerům na základě dohody o sdílení informací nebo orgánu veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon. Pro ověření můžeme nahlížet do veřejných registrů justice.cz a ceecr.cz. Osobní údaje neprodáváme.
V současné době nepředáváme osobní údaje žádným konkrétním smluvním partnerům. Jakmile takovou spolupráci navážeme, doplníme seznam partnerů do těchto zásad a budeme vás o tom informovat.
9. Předávání do zahraničí
Osobní údaje nepředáváme mimo Evropskou unii a Evropský hospodářský prostor.
10. Vaše práva
Máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů a odvolání souhlasu. Pokud zpracování probíhá na základě našeho oprávněného zájmu, máte právo kdykoli vznést námitku. Toto právo se týká zejména interní evidence porušení povinností nájemců a dalších případů, kdy údaje zpracováváme za účelem ochrany majetku, prevence zneužití služby nebo ochrany právních nároků. Můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Žádosti o uplatnění vašich práv posílejte na info@pasnajemnika.cz. Odpovídáme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce.
11. Automatizované rozhodování
Při zpracování osobních údajů nedochází k rozhodování založenému výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo.
Pokud by se tento režim v budoucnu změnil, budeme vás o tom předem informovat v těchto zásadách.
12. Kdy je poskytnutí údajů povinné
Poskytnutí údajů pro čekací listinu je dobrovolné. Bez jejich poskytnutí vás ale nemůžeme zařadit do čekací listiny ani zasílat odpovídající nabídky.
Poskytnutí údajů pro certifikaci nájemníka a prověření konkrétní osoby je smluvním požadavkem v rozsahu potřebném pro poskytnutí služby. Pokud potřebné údaje neposkytnete, nemusíme být schopni službu poskytnout nebo ji poskytnout řádně.
Některé údaje musíme či můžeme zpracovávat také proto, že nám to ukládají nebo umožňují právní předpisy, zejména v oblasti účetnictví a daňových povinností.
13. Bezpečnost
Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které jej potřebují pro provoz služby. U rodného čísla, výsledků prověření a interní evidence porušení povinností nájemců používáme omezený přístup, přiměřená technická a organizační opatření a omezenou dobu uchování.